Haupt Innovation Unannehmlichkeiten: Beginnen Sie keine E-Mail mit „Ich hoffe, das findet Sie gut“

Unannehmlichkeiten: Beginnen Sie keine E-Mail mit „Ich hoffe, das findet Sie gut“

Viele E-Mail-Nachrichten kommen auf dem falschen Fuß an.Joe der Ziegenbauer / Flickr

Viele Leute, die ich nicht kenne, beginnen E-Mails mit dem grellen Gruß. Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Meine übliche Antwort: Ja ... ich kenne Sie nicht und es geht mir gut genug, um Ihre E-Mail zu löschen, ohne weiterzulesen.

Und angesichts der Ergebnisse einer informellen Umfrage geht es vielen Menschen ähnlich.

Catharine Hamm, Reiseredakteurin der Los Angeles Zeiten , die unzählige Pitches von potentiellen Mitwirkenden und PR-Agenten erhält, fürchtet sich auch davor, E-Mails zu erhalten. Durch Gottes Gnade geht es mir gut, aber was wäre, wenn ich es nicht wäre? Sie fragte. Ich bin mir sicher, dass ich genauso wütend wäre … Zu diesen Leuten sage ich Folgendes: Eine Beziehung aufzubauen bedeutet, mir bei meiner Arbeit zu helfen, und mich nicht zu fragen, wie es mir geht. Es bedeutet, meinen Markt zu verstehen, nicht zu versuchen, meine Psyche zu verstehen. Es bedeutet, meine journalistischen Bedürfnisse zu erkennen und zu adressieren, nicht mir zu helfen, meine persönliche Mitte zu finden.

Barbara Teszler, CEO von Teszler PR in Santa Monica, Kalifornien, sagtÖffnen mit Ich hoffe, diese E-Mail findet Sie gut ist gleich da oben mit einem Kaltakquise, der beginnt Legen Sie nicht auf oder senden Sie keine wichtigen Informationen, die auf dem Umschlag rot markiert sind (die wichtige Information ist, dass Sie für eine Gutschrift vorab genehmigt wurden Karte bei einer Firma, die Ihnen egal ist). Die Leute entscheiden sich für „Ich hoffe, es geht Ihnen gut“, um eine persönliche Verbindung herzustellen – es klingt, als ob Sie diese Person bereits kennengelernt haben, und jemanden, den Sie persönlich kennengelernt haben, zu ignorieren oder abzulehnen, ist unhöflicher als einen Fremden zu ignorieren Ich habe mich noch nie getroffen, daher wird Ihre E-Mail theoretisch eher auf diese Weise gelesen - aber es erscheint mir künstlich und unaufrichtig.

Mike Plugh, außerordentlicher Professor für Kommunikation am Manhattan College, glaubt, dass diese Grüße mehr mit der Interpretation des Empfängers als mit dem Absender zu tun haben. Wenn jemand schreibt: 'Ich hoffe, Sie hatten eine schöne Woche' oder 'Ich hoffe, es geht Ihnen gut', besteht die Möglichkeit, dass Sie eine schreckliche Woche hatten oder dass es Ihnen noch lange nicht gut geht, aber die Anerkennung unserer gegenseitigen Menschlichkeit ist die wahre Botschaft und keine konkreten Hoffnungen, sagt Plugh. Der Grund, warum diese freundlichen Höflichkeiten unaufrichtig erscheinen, liegt darin, dass sie uns von einem weißen Bildschirm aus anstarren, was von Natur aus unpersönlich ist.

Abonnieren Sie den täglichen Newsletter von Braganca Ein E-Mail-Server zeigt Warnungen für Spam oder unerwünschte E-Mails an.Foto: Ian Waldie/Getty Images

Laut McClain Watson, Direktor für Geschäftskommunikationsprogramme an der Naveen Jindal School of Management an der UT Dallas, müssen die Menschen leichter werden. Wenn der Satz „Ich hoffe, es geht Ihnen gut“ in einer E-Mail eine emotionale Reaktion bei Ihnen hervorruft, hat dieser Satz seine Aufgabe erfüllt, sagt Watson. Der Ton der meisten unserer täglichen E-Mails ist prozedural, transaktional und klingt, als wäre sie von Zombies für Zombies geschrieben worden. Eine Herausforderung für diejenigen von uns, die wie ich eine E-Mail für Menschen mit schlagendem Herzen schreiben möchten, besteht darin, einen Weg zu finden, eine sympathische Verbindung zum Leser herzustellen, damit unsere E-Mail mit einer menschlichen Stimme gelesen wird. „Ich hoffe, es geht Ihnen gut“ ist vielleicht nicht der beste Weg, um dieses Ziel zu erreichen, aber es leistet die meiste Zeit einen anständigen Job.

Etikette-Expertin Brooke Straiton empfiehlt, Ihre E-Mails rückwärts zu schreiben. Ihr erster Satz sollte Ihre Bedürfnisse oder die Absicht der E-Mail zusammenfassen, sagt sie. Auf diese Weise weiß jemand von Anfang an, ob es sich um eine dringend zu adressierende E-Mail handelt, die zur Information abgelegt werden muss oder was immer die geeignete Maßnahme ist. Wenn Sie 'Nettigkeiten' hinzufügen möchten, lassen Sie sie für das Ende.

Jill Tipograph, Mitbegründerin von Karriere in der Frühphase , ein Beratungsunternehmen, das jungen Menschen hilft, Praktika oder erste Jobs zu finden, gibt zu, dass es schwierig ist, direkt ins Geschäft einzusteigen. Daher ist es wichtig, den richtigen Ansatz zu finden. Ihre Persönlichkeit und Echtheit müssen etabliert werden. Sie müssen etwas Bequemes und Akzeptables in Bezug auf die Herangehensweise finden. Es ist keine Einheitsgröße, sagt sie. Jede Situation ist anders. Der Ansatz sollte die Statur und/oder das Image widerspiegeln, das Sie online finden können.

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Pitch Perfect: Effektive Möglichkeiten, eine E-Mail zu starten

Der Braganca bat Jill Tipograph, Tipps zur Verbesserung von E-Mails zu geben:

Ich hoffe, diese E-Mail findet Sie gut, sollte für ein Telefonat oder eine Folge-E-Mail zu einer persönlichen Vorstellung reserviert sein. Wenn Sie die Person noch nicht kennen, verwenden Sie am besten einen anderen Ansatz.

Echtheit muss echt sein, oder geh nicht diesen Weg. Seien Sie professionell, nicht lässig. Denken Sie an den Kauf einer Karte: Würden Sie jemandem, den Sie nicht kennen, eine übereifrige oder übermäßig aufrichtige Karte schicken?

Err auf der konservativen Seite im Ansatz. Starten Sie eine E-Mail mit Sehr geehrter Herr/Frau/Dr.; Wechseln Sie nur zu persönlichen Namen, wenn eine Beziehung oder ein Verhältnis hergestellt wurde. Hi or Hey ist viel zu lässig. Verwenden Sie Eigennamen: Wenn ihr Name Robert ist, nennen Sie ihn in einer ersten E-Mail nicht als Bob.

Erwähnen Sie den Referrer (wenn Sie dessen Erlaubnis haben) – beginnen Sie immer mit dem Namen dieser Person im Betreff und in der ersten Zeile. Das ist Ihr Kapital. Sehr geehrte(r) (leer) – ich wurde von (leer) verwiesen, der dachte, Sie wären jemand, mit dem man gut in Kontakt treten kann (leer).

Sprechen Sie Menschen mit ihrem Branchenjargon an – Menschen in kreativen Bereichen sprechen eine Richtung, während diejenigen im Bankwesen eine andere. Aber auf jeden Fall ist es ratsam, nicht extrem zu sein. Unterschiedliche Branchen haben unterschiedliche Standards.

Verwenden Sie eine Killer-E-Mail-Betreffzeile – die Leute werden sich nicht die Mühe machen, die eigentliche E-Mail zu lesen, wenn der Betreff nicht ankommt. Stellen Sie sicher, dass es relevant und prägnant ist und jemandem einen Grund zum Öffnen gibt. Heutzutage geht so viel zum Spam, daher ist es wichtig und wertvoll, ein gemeinsames Interesse, eine Alma Mater oder eine Person, die Sie empfohlen hat, einzufügen.

Senden Sie eine Folge-E-Mail – erste E-Mails werden oft nicht gelesen. Unterscheiden Sie es: Ich hoffe, Sie haben eine tolle Woche und wollte meine E-Mail letzte Woche nachverfolgen.

Pet Peeves

Vermeiden Sie Emojis, da sie einen falschen ersten Eindruck vermitteln können.

Erwähne niemanden ohne dessen Erlaubnis.

Weisen Sie der Person keinen Spitznamen zu. Story: Ein frischgebackener College-Absolvent wandte sich online an Jill und sagte: Hey Jilly. Niemand hat mich seit meiner Kindheit Jilly genannt, nur mein langjähriger Ehemann nennt mich von Zeit zu Zeit so liebenswert, sagte sie. Ich war sehr abgeschreckt.

Dreifacher Beweis – es ist peinlich, Rechtschreibfehler und eine falsche Verwendung der Grammatik zu sehen – insbesondere der falsche Name oder die Firma einer Person (denken Sie an College-Bewerbungen, z. B. falscher College-Name in einem Aufsatz).

Fordern Sie keine kostenlose Beratung oder einen Job an, ohne im Gegenzug etwas Wertvolles anzubieten. Das ist zu durchsetzungsfähig und eine Ablenkung.

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