Haupt Innovation Dringend vs. Wichtig: Der einfachste Weg, produktiv zu bleiben und die richtige Arbeit zu tun

Dringend vs. Wichtig: Der einfachste Weg, produktiv zu bleiben und die richtige Arbeit zu tun

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Wie die meisten Menschen ist mein Tag mit dringenden, aber oft trivialen Aufgaben gefüllt.Unsplash



Als Bonnie Ware, eine Palliativpflegerin, die sich in den letzten Wochen ihres Lebens um unheilbare Patienten kümmert, fragte, was die Menschen am meisten bedauern, kamen immer wieder 5 Antworten:

  • Ich wünschte, ich hätte den Mut gehabt, ein Leben zu führen, das mir selbst treu ist, nicht dem Leben, das andere von mir erwarten
  • Ich wünschte ich hätte nicht so hart gearbeitet
  • Ich wünschte, ich hätte den Mut gehabt, meine Gefühle auszudrücken
  • Ich wünschte, ich wäre mit meinen Freunden in Kontakt geblieben
  • Ich wünschte, ich hätte mich glücklicher machen lassen

Ich denke viel über diese Liste nach, während ich arbeite.

Wie die meisten Menschen ist mein Tag mit dringenden, aber oft trivialen Aufgaben gefüllt. E-Mails. Treffen. Aufholjagden. Anrufe.

Es ist, als ob man eine hochverzinste Kreditkarte abbezahlt. Ich arbeite mich bis auf die Knochen ab, mache aber kaum eine Delle im Prinzip . Wenn ich daran zurückdenke, was ich in einer bestimmten Woche an Bedeutungsvollem geleistet habe, fällt mir manchmal gar nichts ein. Wie kommt es dazu?

Bei einem Vortrag in Stanford hat sich Phil Libin, CEO von Evernote, genau diesem Thema angenommen und diskutiert, wie man zwischen Dringlichem und Wichtigem in Ihrem Leben unterscheiden kann:

Dringende Aufgaben sind Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen.

Das sind Dinge wie Telefonate, Aufgaben mit bevorstehenden Fristen und Situationen, in denen Sie schnell reagieren müssen. Auf eine E-Mail zu antworten, wenn Sie es tun müssen, ist normalerweise eine dringende Aufgabe.

Wichtige Aufgaben sind Aufgaben, die zu langfristigen Missionen und Zielen beitragen.

Dies sind Dinge wie das Buch, das Sie schreiben möchten, die Präsentation, die Sie für eine Promotion erstellen möchten, und das Unternehmen, das Sie gründen möchten.

Das Problem ist, dass wichtige Aufgaben in der Regel von dringenden Aufgaben übertrumpft werden. Wenn Sie also nur eine begrenzte Zeit am Tag haben, Wie können Sie sicherstellen, dass Sie sich Zeit für wichtige Aufgaben nehmen?

Verwenden einer Entscheidungsmatrix, um zu entscheiden, was wichtig ist

Eine Möglichkeit, um herauszufinden, was am wichtigsten ist, ist die Verwendung der Eisenhower-Entscheidungsmatrix : Wann immer Sie das tun, gehen Sie diesen Kompromiss zwischen wichtig und dringend ein.Jamesclear.com/Crew.co








Entwickelt von Dwight Eisenhower, einem Fünf-Sterne-General der US-Armee, dem Oberbefehlshaber der Alliierten Streitkräfte in Europa während des Zweiten Weltkriegs, Präsident der Columbia University, oh, und zwei Amtszeiten US-Präsident, teilt diese einfache Kiste die Aufgaben in einfache Kategorien:

In der oberen linken Ecke ( Wichtig und Dringend ), könnten Sie Dinge wie Krisen, Fristen und Probleme angeben.

Die rechte obere Ecke ( Wichtig und nicht dringend ) könnte aus Dingen wie Beziehungen, der Planung langfristiger Projekte und Erholung bestehen.

Die untere linke Ecke ( Nicht wichtig und dringend ) kann aus Unterbrechungen, Besprechungen und Aktivitäten bestehen.

Die untere rechte Ecke ( Nicht wichtig und nicht dringend ) kann aus Zeitfressern, angenehmen Aktivitäten und anderen trivialen Aufgaben bestehen.

Es ist ziemlich einfach, die nicht wichtigen, nicht dringenden Dinge zu eliminieren. Das ist sozusagen ein Kinderspiel. Sie möchten dort so wenig Zeit wie möglich verbringen.

Wichtige und dringende Dinge sind natürlich auch die ersten Dinge, die Sie in Angriff nehmen sollten.

Aber wie sieht es mit der Priorisierung zwischen den anderen beiden Quadranten aus? Da wird es schwierig.

Die meisten Leute erledigen dringende Aufgaben zuerst – das Problem ist das Wenn Sie immer dringende Aufgaben erledigen, können Sie wichtige Aufgaben nicht erledigen important .

Es kommen immer dringende Aufgaben. Und es wird immer dringendere Aufgaben geben, als Sie Zeit haben, egal wie sehr Sie sich bemühen.

Haben Sie sich jemals sagen lassen, [X] ist wirklich wichtig, aber ich habe gerade keine Zeit dafür?

Wann immer Sie das tun, gehen Sie diesen Kompromiss zwischen wichtig und dringend ein. Lao Tzu sagt: Die Zeit ist etwas Geschaffenes. „Ich habe keine Zeit“ zu sagen, ist so, als würde man sagen: „Ich will nicht“.

Oder wie Picasso es ausdrückte: Verschiebe nur auf morgen, was du zu sterben bereit bist, nachdem du es unterlassen hast.

Wie man wichtige Aufgaben dringend macht

Der einfachste Weg, um sicherzustellen, dass eine wichtige Aufgabe dringend ist, besteht darin, gib ihm eine frist .

Fristen sind eigentlich das, was dringende Aufgaben dringend macht: Die Tatsache, dass man sie sofort erledigen muss. Auch ein Mangel an Fristen macht wichtige Aufgaben oft so unwichtig. Sie sind normalerweise die Art von Dingen, zu denen Sie irgendwann gelangen können.

Zum Beispiel müssen Sie die Miete bis zum Monatsende bezahlen. Das ist eine Frist. Je näher diese Frist rückt, desto dringender wird die Aufgabe.

Auf der anderen Seite ist Ihr Ziel, in Form zu kommen, wichtig, aber überhaupt nicht dringend. Machst du haben bis Ende des Monats ins Fitnessstudio? Wahrscheinlich nicht.

Das erste, was Sie also tun müssen, wenn Sie sicherstellen möchten, dass wichtige Aufgaben erledigt werden, ist, Fristen zu setzen. Eine wichtige Aufgabe ist fast immer eine riesige Menge an Aufgaben (sie sind oft eher wie Projekte) und um eine Frist festzulegen, müssen Sie sie zuerst in kleinere Aufgaben aufteilen und Fristen für diese festlegen.

Mein liebster Ansatz dazu kommt von Dinge erledigen , in dem David Allen fragt:

Was ist die nächste physische Aktion, die Sie ausführen müssen, um bei dieser Aufgabe Fortschritte zu erzielen?

Dafür müssen Sie eine Frist setzen.

Hier kommt nun der entscheidende Teil ins Spiel, denn es reicht nicht aus, nur eine Frist zu setzen.

Warum Sie ernsthafte Fristen brauchen

Die zweite Eigenschaft dringender Aufgaben, die sie dringend macht, besteht darin, dass ihre Fristen nicht verhandelbar sind.

Wenn Sie die Frist nicht einhalten, gibt es schwerwiegende Folgen.

Es ist offensichtlich, warum dies bei so etwas wie der Nichtzahlung der Miete der Fall ist. Zuerst ruft dich dein Vermieter an und schreit dich an. Wenn Sie empfindlich auf sozialen Druck reagieren, reicht dies wahrscheinlich aus, um Ihre Miete pünktlich zu zahlen. Andernfalls werden Sie irgendwann vor Gericht gestellt und ausgewiesen, was für die meisten Menschen ernst genug ist.

Das Problem beim Setzen von Fristen für wichtige Aufgaben ist, dass sie nicht automatisch ernst werden. Wenn ich sage, dass ich vor Ende der Woche ins Fitnessstudio muss, hat dies im Grunde keine Auswirkungen, wenn diese Frist nicht eingehalten wird.

Wie kann man also Fristen bedeutsamer machen? Hier sind einige Möglichkeiten:

1. Mach es öffentlich

Eine Möglichkeit, eine Frist ernster zu machen, besteht darin, sie öffentlich anzugeben. Wenn Sie gegenüber einer Frist öffentlich rechenschaftspflichtig sind, können Sie sich nicht nur selbst täuschen. Die Kehrseite dieser Medaille ist, dass Sie, wenn Sie ein Datum öffentlich festlegen, besser sicherstellen, dass Sie es tatsächlich treffen können. Es gibt nichts Schöneres als den Stress, eine Frist einhalten zu müssen, die Sie sich selbst zu aggressiv gesetzt haben.

2. Erstellen Sie Belohnungen und Bestrafungen

Eine andere Möglichkeit, eine Frist ernster zu machen, besteht darin, eine Belohnung für das Erreichen der Frist oder eine Bestrafung für das Versäumen festzulegen. Setzen Sie diese Belohnungen und Bestrafungen im Voraus ein und stellen Sie sicher, dass Sie nicht die Person sind, die für die tatsächliche Ausführung verantwortlich ist. Schreiben Sie zum Beispiel einen Scheck über 2000 Dollar an eine politische Organisation, die Sie hassen, geben Sie ihn Ihrem Freund und sagen Sie ihm, dass er ihn senden soll, wenn Sie die Frist nicht einhalten.

3. Halten Sie andere verantwortlich

Wenn es darum geht, andere (wie Mitglieder Ihres Teams) für Fristen verantwortlich zu machen, ist es wichtig, den Leuten klar zu machen, wie wichtig Ihnen Fristen sind. Versäumte Fristen können Sie nicht tolerieren. Und das bedeutet, dass Sie tatsächlich einchecken und unangenehme Gespräche führen, wenn Fristen verpasst werden. Wenn Sie dies nicht tun, werden die Leute verständlicherweise davon ausgehen, dass Ihnen Fristen nicht so wichtig sind, und sie werden immer häufiger nach hinten verschoben oder verpasst.

4. Setze dir selbst ständige Erinnerungen

Es ist sehr einfach, eine Frist zu ignorieren, es sei denn, Sie werden ständig daran erinnert. Bei dringenden Aufgaben sind oft Erinnerungen integriert, wie z. B. Ihr Freund oder Ehepartner, der Sie ständig dazu auffordert, etwas zu tun. Für wichtige Aufgaben müssen Sie diese Erinnerungen selbst einrichten. Legen Sie Stickies um Ihren Schreibtisch. Stellen Sie Kalenderereignisse oder Timer ein. Bringen Sie ein Schild neben Ihrem Badezimmerspiegel an. Tun Sie, was immer Sie tun müssen.

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Sieht das nach viel Arbeit aus? Nun, es könnte zunächst sein. Aber mit der Zeit wird es einfacher und Sie werden feststellen, dass Sie sich viel weniger gestresst fühlen.

Sie haben immer genug dringende Aufgaben, um einen ganzen Tag, eine Woche, ein Jahr oder sogar ein ganzes Leben zu füllen. Aber wofür Sie wirklich die meiste Energie aufwenden sollten, ist, wichtige Dinge zu erreichen, damit Sie nicht eine Liste von Dingen bedauern, für die Sie nie Zeit gefunden haben.

Jory MacKay ist Redakteur @CrewLabs , wo dieser Beitrag ursprünglich erschienen . Willst du lernen, die beste Version von dir zu werden? Klicke hier um sich den Tausenden von Machern und Unternehmern anzuschließen, die unsere wöchentliche E-Mail zur Steigerung Ihrer Kreativität und Produktivität erhalten.

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